Dominando la Gestión de Inventario con el Método FIFO: Beneficios y Estrategias
Introducción al método FIFO
El método FIFO (First-In First-Out), traducido en castellano a Primero Entra Primero Sale (PEPS) se refiere a que la primera mercancía en entrar a un almacén deberá de ser la primera en salir de él.
Este sistema es el indicado para productos perecederos en sectores como los de alimentación, cosmética o medicamentos. También se usa en sectores que fabrican productos electrónicos o en el sector de la automoción.
Funcionamiento y operativa del método FIFO
Como comentado en el método FIFO lo primero que entra será lo primero en salir. Veamos cómo realizar de forma correcta esta operativa en la práctica.
Pondremos dos supuestos, uno en el que sólo tenemos una "calle" para dejar la mercancía y otro en el que dispondremos de más de una "calle" para depositar la mercancía.
Operativa con una sola "calle"
Supongamos que tenemos cajas de 3 fechas diferentes de la misma referencia por parte del proveedor:
- 1 caja del 22/07/2023
- 3 cajas del 20/08/2023
- 2 cajas del 09/09/2023
Llega ahora en este momento una entrada de material con fecha de hoy, supongamos 19/11/2023 con 3 cajas.
Paso 1. Estado inicial del material y entrada del material nuevo
Antes de ubicar el nuevo material, tenemos el estado mostrado en la imagen en el que como se puede observar, tenemos el material más viejo, en la primera posición para asegurarnos que a la hora de realizar la alimentación a la línea seguiremos el FIFO.
Paso 2. Movimiento del material para mantener el FIFO
En este paso se moverán los dos pallets que tienen 3 cajas cada uno hacia atrás para dejar espacio al material nuevo de esta referencia, que deberá consumirse el último.
Paso 3. Estado final en la ubicación manteniendo FIFO
El estado final tras el movimiento del paso dos quedaría de la siguiente forma:
De esta forma el carretillero encargado de la alimentación a la línea de producción tendrá ya dispuesto el material en orden para seguir el FIFO.
Operativa con varias "calles" para una referencia
En este caso imaginaremos que tenemos tres calles por referencia. Para gestionar el FIFO lo haremos de la siguiente forma:
- Tendremos un cartel que tenga indicado la palabra "FIFO" o un color que se haya definido en el centro de fabricación que signifique FIFO.
- Este cartel será colocado en una de las calles, e indica la siguiente "calle" que se ha de seguir para la alimentación de material a la línea.
- La alimentación a línea se hará desde la calle que está situada por encima (en vista de planta). Cuando se acabe el material en esta calle, se irá a la calle con el cartel de "FIFO" y dicho cartel se moverá a la calle situada debajo (en vista de planta)
Veamos esto explicado de forma gráfica:
Paso 1. Estado inicial del material y entrada del material nuevo en calle 3
Aquí vemos que tenemos las tres calles para una referencia dada. Se ha coloreado de diferentes colores para simular diferentes fechas de entrada a almacén.
Por lo tanto vemos que la entrada de material se hace en la calle 3, y que se está alimentando material a la línea desde la calle 1. En la calle 2 tenemos el cartel FIFO que nos indica que cuando terminemos el material de calle 1, tendremos que ir a la calle 2.
Paso 2. Finaliza la alimentación de línea desde calle 1
En este paso se lleva a cabo la finalización de alimentación a línea desde calle 1.
Paso 3. Comienzo alimentación a línea desde calle 2 y entrada de material a calle 1
Como podemos observar, tras finalizar la alimentación a línea de calle 1, hemos cambiado el cartel a la calle 3, y comenzamos a alimentar a línea desde calle 2.
La entrada de material a almacén de esta referencia tiene lugar en calle 1.
Paso 4. Finaliza la alimentación de línea desde calle 2
En este paso se lleva a cabo la finalización de alimentación a línea desde calle 2.
Paso 5. Comienzo alimentación a línea desde calle 3 y entrada de material a calle 2
Al terminar la alimentación a línea de calle 2, hemos cambiado el cartel a la calle 1, y comenzamos a alimentar a línea desde calle 3.
La entrada de material a almacén de esta referencia tiene lugar en calle 2.
¿En qué áreas debe aplicarse el FIFO?
El FIFO debería de aplicarse en todas las operaciones, sobre todo en el mundo de la automoción cubriendo todas las áreas donde haya material:
- Almacén Recepción de Componentes
- Área de Alimentación a línea de componentes
- Área de WIPs y Buffers
- Área de Retrabajos
- Almacén de Expedición de Productos
¿Por qué usar el método FIFO?
Para explicar la importancia de implementar el método FIFO, vamos a realizar dos ejemplos sencillos.
En el primer ejemplo tenemos la fruta que tenemos actualmente en los supermercados que pasa por los siguientes procesos:
- Recolección de la fruta
- Transporte a almacén central
- Transporte de almacén central a supermercado para su venta a consumidor final
En la imagen de arriba vemos por ejemplo una esquema de 4 ubicaciones de una fruta dada con su fecha de entrada a almacén y que tienen una caducidad de 3 días desde la entrada. Si no se sigue el FIFO de forma estricta y por ejemplo estamos a día 16/11/2023 y se envía el material de la ubicación 4, se perderán las frutas de las ubicaciones 1 y 2, porque estarán podridas.
Sin embargo, si se lleva una gestión adecuada teniendo en cuenta que lo primero que entra será lo primero que se envíe al supermecado para venta cuando sea demandado, se debería de enviar aquello que se encuentre en la ubicación 1 o 2, minimizando así el producto que queda obsoleto, en este caso podrido.
En el segundo ejemplo, imaginemos una fábrica de muebles y por simplificarlo vamos a imaginar que esta fábrica compra a un proveedor las baldas y que solamente debe realizarle agujeros de una forma automática, procesando alrededor de 500 unidades por semana. Esta fábrica guarda un stock de baldas ya procesadas en su almacén de aproximadamente 4000 unidades, que posteriormente serán suministrados a 4 tiendas. Al finalizar cada semana, se hace una medición de los agujeros para comprobar si cumplen las especificaciones de cliente.
El almacén tiene 8 ubicaciones reservadas con capacidad cada una para 500 baldas.
Supongamos que en principio no se sigue para nada una gestión FIFO en el almacén de la fábrica, por lo tanto conforme salen las baldas con los agujeros necesarios de la línea, son introducidas en ubicaciones, y a la hora de enviar a la tienda, únicamente se busca la referencia y se envía. Entonces, en la producción terminada el 17/11/2023, resulta que al hacer la medición de agujeros nos damos cuenta de que no cumple especificaciones por lo tanto toda la producción de la semana es sospechosa. Puesto que no se ha seguido el FIFO en expediciones puede darse el caso de que se hayan enviado ya cierta cantidad de baldas producidas ese 17/11/2023, como sucede en este ejemplo en el que se enviaron ya a las tiendas, y éstas las vendieron al cliente final, con su consiguiente insatisfacción y coste para nuestra empresa.
Si, por el contrario, se sigue el FIFO en el almacén de expediciones, las baldas fabricadas defectuosas, se quedaron en el almacén y es muy sencillo por la trazabilidad de producción de cada lote, realizar la contención del material sospechoso para revisarlo al 100%. De esta forma ni las tiendas, ni cliente final se verían afectados por el defecto, es decir, el método FIFO facilita en gran medida la contención del problema de calidad.
Como se ve, se habría seguido el método de operativa de varias calles mencionado arriba, y se habría enviado a las tiendas el lote fabricado el 06/10/2023, con una correcta calidad y satisfacción del cliente:
En cuanto a la contención del material defectuoso, habría sido mucho más facil que en el caso anterior, ya que tendríamos todo el material en el almacén para contenerlo y evitar su envío a cliente final.
Ventajas del método FIFO
A continuación se muestran las ventajas principales del método FIFO:
- Mejora la rotación de inventario: como hemos visto en el ejemplo de las frutas, esto puede ser crucial para algunas empresas.
- Reducción de desperdicios: el hecho de seguir el FIFO como hemos visto, evitará en la medida de lo posible que nos quedemos con producto obsoleto que no se puede vender o consumir (= pérdidas). Esto tiene como consecuencia aumento de los beneficios de la empresa.
- Optimización del espacio: Aunque el FIFO en sí no ahorra espacio físico, sí que tienen un impacto en la rotación y obsolescencia de los productos, por lo que puede contribuir indirectamente a un uso más eficiente de las zonas con producto almacenado. Una utilización eficaz del espacio suele ser el resultado de buenas prácticas de gestión del inventario, y el FIFO es una de esas prácticas que puede ayudar a optimizar el flujo global de mercancías en una empresa.
- Facilita la contención de los defectos de calidad: como se ha mostrado en el ejemplo de las baldas, el hecho de seguir el FIFO va a facilitar enormemente las contenciones de los problemas de calidad.
- Facilidad de implementación, la idea que transmite el FIFO como se ha descrito es muy simple, lo primero que entra es lo primero que sale.
Desafíos y limitaciones al aplicar FIFO
El FIFO en general no tiene desventajas significativas. La más destacable estaría relacionada con la contabilidad usando el FIFO como método de valoración de inventario, en la que la empresa asigna los costos más bajos a los bienes vendidos, lo que resulta en una utilidad bruta más alta y, por lo tanto, en un mayor monto sujeto a impuestos. Ilustremos esto con un ejemplo:
Una empresa realiza la compra de un componente. Dicho componente se compra en enero y en junio de ese mismo año:
- Precio Enero: 5 euros
- Precio Mayo: 10 euros
El componente imaginemos que se vende a 20 euros. Si seguimos el FIFO para calcular, se tomará el precio de enero.
- Utilidad Bruta por unidad: 20 - 5 = 15 euros
Esa utilidad bruta, al ser más alta que si se hubiera calculado con el precio de Mayo, resultará en un mayor monto sujeto a impuestos.
Aplicaciones prácticas de FIFO
En las siguientes industrias el FIFO se debe llevar a cabo de una manera estricta.
- Industria de alimentación: relacionado con lo comentado sobre los alimentos perecederos.
- Industria farmacéutica: debido a la caducidad de los medicamentos.
- Industria manufacturera: como en el ejemplo mostrado de la fábrica de muebles.
- Industria electrónica: dado que al haber avances tan rápidamente, los productos se quedan obsoletos pronto y hay que darles salida con prioridad.
- Industria automotriz: puesto que al llevar tantos componentes de industria manufacturera y electrónica que están sujetos a cambios es importante seguir un FIFO estricto.
- Construcción: es importante usar primero los materiales más antiguos.
- Industria química: para evitar que los productos químicos se queden obsoletos y no actúen como deberían.
Sistemas de almacenaje para garantizar el FIFO
Control con PDA en Almacenes Caóticos
Picking por zonas
Sistemas de almacenamiento por gravedad
Almacenes de paletización dinámica
Estanterías Dinámicas
Estanterías selectivas
Sistemas de flujo de cartón
Transportadores de gravedad
Almacenes automatizados
